ID卡管理系統由ID卡讀卡器、通信盒、ID卡管理機等部件組成。可實現先刷卡，再加油功能。每筆加油數據存入ID卡管理系統預先建立的客戶或單位，適用于記賬方式結算的收款模式。
ID卡讀卡器安裝在加油機上，客戶加油只需持卡在讀卡器前面一照（非接觸式），就可啟動加油機加油。另一種方式是客戶將卡固定在車輛上，加油前將讀卡器移至卡前刷卡即可啟動加油。
通信盒是連接加油機和ID卡管理機的橋梁。通信盒通過RS232電纜線實現與管理機串口連接。一個通訊盒可連12臺機油機。管理系統最多可連接48槍（單槍48臺、雙槍24臺加油機）。
ID卡管理機是安裝有ID卡管理系統軟件的電腦，它運行在WindowsXP操作系統下，擁有圖形和表格兩種顯示界面，在圖形界面下可對油槍畫面進行個性化設置。可建立客戶資料，包括所屬公司、車號、駕駛員信息等；可按類別查詢交易記錄；可針對不同記帳客戶設置不同優惠價格；具有零售商品結算功能；具有模擬油罐功能；加油小票打印等功能。此外系統還含有豐富的報表：操作員班報表、加油站日報表、加油員班報表、記帳客戶班報表、記帳客戶月報表、記帳客戶日明細報表、單機逐次加油班報表、流水帳班報表、油罐月匯總報表等。

ID卡管理系統連接示意圖：